În acest articol
O factură de la un partener polonez poate părea simplu de achitat: verifici suma, copiezi contul bancar și autorizezi transferul. În anumite tranzacții, însă, contul ales poate influența tratamentul fiscal al cheltuielii și poate expune cumpărătorul la răspundere pentru TVA neachitată de furnizor.
Lista Albă TVA, numită în poloneză Biała lista podatników VAT, ajută la verificarea partenerului și a contului său. Pentru o firmă din România, trebuie stabilit mai întâi dacă tranzacția intră sub incidența sancțiunilor poloneze. Faptul că furnizorul este din Polonia nu înseamnă, singur, că toate aceste sancțiuni se aplică automat.
Ce este Lista Albă TVA
Este registrul electronic public administrat de șeful Administrației Fiscale Naționale din Polonia, Krajowa Administracja Skarbowa. Cuprinde date despre înregistrarea în scopuri de TVA, inclusiv înregistrări refuzate, radieri și reînregistrări. Permite și verificarea anumitor conturi declarate și confirmate prin sistemul STIR. [1]
În practică, urmărești două informații distincte: statutul furnizorului și asocierea contului de plată cu acesta. Mențiunea podatnik VAT czynny indică un contribuabil activ în scopuri de TVA. Prezența firmei în registru nu confirmă automat orice cont tipărit pe factura sa. [1]
Când sunt vizate firmele din România
Impozitul pe profit și TVA trebuie analizate separat. Sancțiunea poloneză privind costurile privește calcularea impozitului datorat în Polonia. Poate conta, de exemplu, pentru o societate românească ce își determină profitul impozabil aferent unui sediu permanent din Polonia. Din art. 3 și 15d ale legii CIT rezultă că simpla cumpărare de la un furnizor polonez nu permite extinderea acestei sancțiuni la calculul impozitului românesc. [3]
Răspunderea pentru TVA are propriile condiții. Sediul în România nu reprezintă, în sine, o excepție prevăzută de art. 117ba. Trebuie analizate calitatea cumpărătorului, natura operațiunii și eventuala TVA poloneză restantă aferentă acesteia. [1][5]
De exemplu, o livrare de bunuri din Polonia în România care îndeplinește condițiile unei livrări intracomunitare cu cotă zero sau un serviciu B2B taxat în România nu se analizează identic cu o achiziție locală supusă TVA poloneze. În relațiile intracomunitare, tratamentul depinde inclusiv de transportul bunurilor, locul impozitării și eventualele excepții. [9]
Înaintea unei plăți importante, transmite contabilului contractul, factura și datele privind livrarea sau serviciul. Întrebarea utilă este ce obligații rezultă din acea operațiune concretă.
Pragul de 15 000 PLN privește întreaga tranzacție
Art. 19 din Prawo przedsiębiorców se referă la tranzacții între profesioniști a căror valoare depășește 15 000 PLN, indiferent de numărul plăților. Se ia în considerare valoarea totală, inclusiv TVA atunci când aceasta este datorată. Pragul nu se verifică separat pentru fiecare rată sau factură emisă în cadrul aceleiași tranzacții. [2]
Exemplu: cumperi un utilaj de 24 000 PLN, TVA inclusă, și achiți trei rate de câte 8 000 PLN. Împărțirea plății nu elimină depășirea pragului. Nici emiterea mai multor facturi pentru aceeași achiziție nu transformă automat operațiunea în tranzacții independente. [2]
Pentru o tranzacție în EUR sau în altă monedă, legea cere conversia la cursul mediu publicat de Banca Națională a Poloniei pentru ultima zi lucrătoare anterioară zilei efectuării tranzacției. Un echivalent aproximativ, precum 3 400 EUR, nu trebuie folosit drept limită fiscală fixă. O tranzacție de exact 15 000 PLN nu depășește acest prag. [2]
Ce consecințe poate avea plata într-un cont neînscris
Regulile analizate vizează, în principal, transferurile pentru tranzacțiile de mai sus, documentate prin factură, către un furnizor înregistrat ca plătitor activ de TVA în Polonia. Contează situația contului la data la care este ordonat transferul. Legea prevede și excepții. [4][5]
Cheltuiala poate fi exclusă din costurile fiscale
Atunci când sunt aplicabile regulile poloneze de impozitare a venitului sau profitului, partea de cost aferentă plății neconforme poate deveni nedeductibilă. Dacă a fost deja inclusă în costuri, poate fi necesară corectarea acestora sau majorarea veniturilor, potrivit legii. Consecința privește partea plătită neconform, nu doar suma care depășește 15 000 PLN. [3][4]
Această problemă trebuie deosebită de deducerea TVA de pe factură. Costul fiscal și TVA deductibilă sunt noțiuni diferite; formularea generală „pierzi dreptul de deducere” poate induce în eroare.
Poate exista răspundere solidară pentru TVA
Cumpărătorul poate răspunde împreună cu furnizorul pentru restanțele acestuia, în partea de TVA aferentă livrării sau serviciului respectiv. Nu este o răspundere generală pentru toate datoriile furnizorului. Dacă TVA relevantă a fost achitată, nu există restanța care să fundamenteze această răspundere; problema costului fiscal poate rămâne separată. [5][6]
Cum verifici contul înainte de transfer
Include verificarea în aprobarea plății, mai ales când primești un cont nou sau o solicitare de schimbare a datelor bancare. O procedură practică poate arăta astfel:
- Accesează registrul oficial. Deschide Wykaz podatników VAT, instrumentul de căutare al Ministerului Finanțelor.
- Identifică furnizorul. Compară numărul fiscal polonez NIP și denumirea cu cele de pe factură.
- Verifică exact contul de plată. Confirmă asocierea sa cu furnizorul, nu doar existența firmei în registru.
- Alege data relevantă. Pentru regula contului înscris, aceasta este ziua în care ordoni transferul. Verificarea făcută la semnarea contractului nu stabilește situația contului la o plată ulterioară. [3]
- Păstrează dovada. Salvează rezultatul și identificatorul verificării. În API, acesta este câmpul requestId. Le poți arhiva electronic alături de factură și confirmarea transferului. [6]
Dacă furnizorul schimbă contul prin e-mail, confirmă solicitarea folosind un canal de contact cunoscut anterior. Verificarea fiscală și confirmarea instrucțiunilor de plată se completează.
Ce faci dacă nu găsești contul
Un rezultat negativ nu dovedește automat o fraudă. Furnizorul poate folosi un cont personal care nu apare în registru sau poate să nu fi declarat contul comercial. Există și conturi virtuale pentru care sistemul confirmă legătura cu un cont principal înscris. Această asociere trebuie verificată și documentată. [6]
Cere explicații și, dacă este posibil, un cont confirmat în registru. Dacă plata trebuie făcută într-un cont neînscris, stabilește înainte de autorizare ce măsură legală de protecție este aplicabilă. Promisiunea furnizorului că „va actualiza datele” nu este o procedură de gestionare a riscului.
ZAW-NR și termenul de 7 zile
ZAW-NR este notificarea unei plăți într-un cont care nu figura în registru la data ordonării transferului. Depunerea corectă și în termen poate înlătura consecințele privind costurile fiscale și răspunderea solidară legate de acel cont. Nu remediază alte nereguli ale tranzacției. [7]
Termenul este de 7 zile de la data ordonării transferului. Notificarea se adresează organului fiscal competent pentru contribuabilul care a efectuat plata. Pregătește datele plătitorului și ale emitentului facturii, numărul contului, suma și data transferului. Păstrează dovada depunerii. [5][7]
Legea leagă notificarea de prima plată în acel cont; în condițiile prevăzute de aceasta, nu se cere repetarea notificării la fiecare transfer în același cont. Dacă apare un alt cont, verificarea trebuie reluată. Pentru depunerea electronică este disponibil eUrząd Skarbowy, iar un reprezentant trebuie să aibă împuternicirea corespunzătoare. [4][7]
Dacă descoperi problema după plată, trimite imediat documentele contabilului sau avocatului. Nu aștepta următoarea închidere lunară: termenul notificării curge de la ordonarea transferului.
Când ajută plata defalcată a TVA
O altă excepție prevăzută de lege este plata prin mecanismul polonez mechanizm podzielonej płatności, prescurtat MPP și cunoscut ca split payment. Aplicat corect, acesta poate exclude sancțiunile discutate pentru plata într-un cont neînscris. [4][5]
MPP utilizează un mesaj bancar special și un cont distinct de TVA. Plata prin acest mecanism se efectuează în PLN. Menționarea expresiei „split payment” în descrierea unui transfer obișnuit nu îl transformă într-o plată MPP. Pentru o factură în EUR, modalitatea de plată trebuie stabilită cu banca și contabilul. [8]
Separat, MPP poate fi obligatoriu pentru facturi de peste 15 000 PLN care cuprind anumite bunuri sau servicii din anexa 15 la legea TVA. Aici se verifică valoarea facturii și celelalte condiții specifice. Plata într-un cont din Lista Albă nu înlocuiește un MPP obligatoriu, iar ZAW-NR nu remediază omiterea acestuia. [4][8]
Lista Albă și VIES au roluri diferite
VIES permite verificarea valabilității numărului de TVA pentru tranzacții intracomunitare. Un rezultat valid în VIES nu confirmă înscrierea contului bancar în registrul polonez. Într-o relație comercială România–Polonia, poți avea nevoie de ambele verificări, fiecare pentru propriul scop. Comisia Europeană recomandă păstrarea evidenței validărilor efectuate. [10]
Organizează verificarea în procesul de plată
Stabilește cine verifică partenerul, cine aprobă schimbarea contului și unde se păstrează rezultatul. Prevede și o persoană care primește imediat sesizarea atunci când un transfer a ajuns într-un cont neconfirmat. Astfel, verificarea nu depinde de memoria celui care procesează factura.
Sunt avocat în Polonia, vorbesc limba română și ofer servicii juridice companiilor și persoanelor fizice din România. Dacă ai nevoie să clarifici obligațiile legate de o plată către un partener polonez, mă poți contacta pentru analiza situației concrete.
Articolul oferă informații generale despre dreptul polonez. Aplicarea regulilor depinde de situația fiscală a părților și de tranzacție. Surse consultate la 30 septembrie 2026.
Contactează cabinetulSurse oficiale și temeiuri legale
-
[1] Legea poloneză privind TVA
Art. 15, 96b și 108a. Text consolidat publicat în Dz. U. 2026, poz. 1263.
-
[2] Prawo przedsiębiorców
Art. 19. Valoarea tranzacției, plățile parțiale și conversia valutară.
-
[3] Legea poloneză privind impozitul pe profit al persoanelor juridice
Art. 3 și 15d. Domeniul impozitării în Polonia și tratamentul costurilor în CIT.
-
[4] Legea poloneză privind impozitul pe venitul persoanelor fizice
Art. 22p. Regula corespunzătoare pentru costurile activității economice în PIT.
-
[5] Ordynacja podatkowa
Art. 117ba, în special § 1 și § 3. Răspunderea solidară și excepțiile legale.
-
[6] Administrația Fiscală Națională a Poloniei despre Lista Albă
Întrebări și răspunsuri privind verificarea, dovada consultării și conturile virtuale.
-
[7] Ministerul Finanțelor din Polonia despre notificarea ZAW-NR
Termenul de 7 zile, organul competent și depunerea electronică.
-
[8] Ministerul Finanțelor din Polonia despre plata defalcată MPP
Funcționarea mecanismului și condițiile aplicării sale obligatorii.
-
[9] Comisia Europeană despre TVA în tranzacțiile transfrontaliere
Regulile generale pentru bunuri și servicii în relațiile B2B din UE.
Înapoi la text: 1 -
[10] Comisia Europeană despre verificarea numărului de TVA în VIES
Scopul verificării și păstrarea rezultatelor. Material în limba română.
Înapoi la text: 1