În acest articol
Un schimb de e-mailuri, SMS-uri sau mesaje pe WhatsApp poate crea obligații contractuale în Polonia. Lipsa unui document semnat pe hârtie nu înseamnă, singură, că nu există un contract. Contează ce au convenit părțile, cine a exprimat acordul și ce formă impun legea ori clauzele aplicabile. [1]
Pentru o firmă din România, întrebarea practică este dacă mesajele sunt suficiente pentru tranzacția respectivă. O comandă de servicii, transferul drepturilor de autor și un contract de leasing pot avea cerințe diferite. Verificarea trebuie făcută înainte de confirmarea finală, nu abia când apare un litigiu.
Legea aplicabilă relațiilor dintre firme românești și poloneze
Acest ghid explică regulile generale ale dreptului polonez pentru relații între profesioniști. Faptul că partenerul are sediul în Polonia nu stabilește, singur, legea contractului. Regulamentul Roma I permite alegerea legii aplicabile și conține reguli pentru situațiile în care părțile nu au ales-o. [2]
Validitatea de formă se analizează separat. Pentru părți aflate în țări diferite, art. 11 din Roma I poate permite respectarea condițiilor de formă ale uneia dintre mai multe legi, nu doar ale legii care guvernează fondul contractului. Exemplele de mai jos descriu cerințele poloneze; aplicarea lor într-o tranzacție transfrontalieră trebuie verificată în context. [2]
Când un mesaj poate încheia contractul
Codul civil polonez permite exprimarea voinței prin comportamente care o manifestă suficient de clar, inclusiv prin mijloace electronice. O ofertă trebuie să precizeze elementele esențiale ale contractului. Într-o negociere, contează acordul asupra tuturor prevederilor care au fost negociate, nu doar folosirea cuvântului „accept”. [1]
Exemplu: pentru servicii de întreținere supuse dreptului polonez, părțile stabilesc prin e-mail lucrările, prețul, termenul și condițiile de plată. Un reprezentant autorizat confirmă explicit oferta identificată prin număr și dată. Dacă nu există o cerință de formă mai strictă ori alte condiții neîndeplinite, schimbul poate încheia contractul. Mesajul „am primit oferta” nu exprimă automat acceptarea ei. [1]
Forma documentară și identificarea expeditorului
Forma documentară, numită în poloneză forma dokumentowa, presupune o declarație de voință cuprinsă într-un document, într-un mod care permite identificarea persoanei care o face. Documentul este un suport de informații din care se poate cunoaște conținutul. Un e-mail sau un mesaj salvat poate îndeplini aceste condiții fără semnătură olografă. [1]
O conversație dintr-un cont comun sau un mesaj fără context poate ridica probleme de identificare și probă. Păstrează întregul fir, datele expeditorului, orele, anexele și versiunea ofertei. O captură izolată poate omite tocmai informațiile care arată cine a acceptat și ce a acceptat.
Forma scrisă și semnătura electronică calificată
Forma scrisă, în sensul Codului civil polonez, se bazează pe semnătura olografă pe documentul care cuprinde declarația de voință. Forma electronică definită de acest cod presupune o declarație electronică însoțită de o semnătură electronică calificată și este echivalentă cu forma scrisă. Trimiterea unui e-mail obișnuit nu îndeplinește, prin ea însăși, această formă electronică legală. [1]
Simpla inserare în PDF a unei imagini cu semnătura nu înlocuiește semnătura olografă pe document sau semnătura calificată. Dacă există originale semnate pe hârtie, existența formei scrise se verifică în raport cu acele originale; scanul poate servi ca probă. Nu confunda imaginea vizibilă a semnăturii cu validarea unei semnături electronice. [1]
Potrivit eIDAS, unei semnături electronice nu i se pot refuza efectele juridice sau admisibilitatea ca probă doar pentru că este electronică ori nu este calificată. Totuși, echivalența expresă cu semnătura olografă este prevăzută pentru semnătura calificată. Înainte de folosirea unei platforme, verifică tipul semnăturii, serviciul calificat și rezultatul validării fișierului, nu doar denumirea comercială a soluției. [3] [6]
Contractele privind drepturile de autor
Dacă se aplică cerințele poloneze de formă, transferul drepturilor patrimoniale de autor necesită forma scrisă sub sancțiunea nulității. Același regim privește licența exclusivă. Un schimb obișnuit de mesaje care îndeplinește doar forma documentară nu este suficient pentru aceste cerințe. Echivalentul electronic calificat al formei scrise poate fi folosit potrivit regulilor Codului civil. [1] [4]
Pentru un site, un proiect grafic sau un program, clarifică dacă urmărești transferul drepturilor ori o licență și în ce domenii vei utiliza creația. Plata facturii și primirea fișierelor nu înlocuiesc, singure, contractul cerut pentru transfer sau licența exclusivă. Licența neexclusivă nu are aceeași cerință legală de formă scrisă sub sancțiunea nulității, dar întinderea permisiunii de utilizare trebuie clarificată. [4]
Regula actuală pentru leasing
Pentru contractele noi de leasing, regula poloneză s-a schimbat la 13 iulie 2025. Art. 709² din Codul civil cere acum forma documentară, în locul vechiului regim de formă scrisă sub sancțiunea nulității. Un schimb de e-mailuri poate îndeplini cerința legală de formă dacă respectă condițiile formei documentare. [1] [5]
Trebuie totuși să poți stabili declarațiile părților și identitatea autorilor lor. Contractul concret poate prevedea o procedură ori o formă mai strictă. Pentru un contract vechi sau un act adițional, verifică regulile relevante și clauzele existente; schimbarea legii nu este un motiv să ignori condițiile deja convenite. [1]
Clauzele de formă și modificarea contractului
Forma poate fi impusă și prin acordul părților. Citește clauzele privind încheierea, modificarea și încetarea contractului, inclusiv consecința nerespectării formei. Pentru completări sau modificări, Codul civil cere forma prevăzută de lege ori de părți pentru încheiere. Un mesaj de tipul „schimbăm termenul” poate fi insuficient dacă actul adițional trebuie semnat într-o anumită formă. [1]
Nerespectarea formei nu produce întotdeauna nulitate. Art. 73 distinge cerințele însoțite de această sancțiune de alte cerințe. În relații între antreprenori nu se aplică anumite limitări de probă prevăzute pentru forma cerută în scop probatoriu, potrivit art. 74 § 4. Această regulă nu elimină o sancțiune de nulitate prevăzută de lege, precum cea pentru transferul drepturilor de autor. [1] [4]
Cum pregătești schimbul de mesaje
- Verifică reprezentarea. Confirmă identitatea partenerului și cine poate angaja societatea. Pentru o firmă poloneză, consultă datele din KRS și verifică procura, dacă există. O adresă de serviciu nu dovedește, singură, puterea de reprezentare. [1]
- Identifică versiunea finală. Pune într-un singur mesaj sau document oferta, obiectul, prețul și moneda, termenele și condițiile de plată. Indică exact anexele și condițiile generale aplicabile, înainte de acceptare.
- Confirmă forma necesară. Verifică legea și clauzele contractului. Când este necesară forma scrisă, organizează semnarea originalelor ori folosirea semnăturii calificate, după caz. Dacă se cere o altă formă specială, analizează separat cerința. [1]
- Cere un acord explicit. Solicită confirmarea versiunii identificate și a condițiilor finale. Separă acceptarea de confirmarea primirii documentelor și de aprobările interne încă necesare.
- Arhivează conversația completă. Păstrează mesajele în formatul lor original, anexele și datele de transmitere. Pentru documente semnate electronic, păstrează fișierul cu semnătura și raportul de validare, nu doar o copie imprimată.
Ce păstrezi în dosarul tranzacției
Dosarul ar trebui să permită reconstituirea acordului: cine a trimis oferta, cine a acceptat, în numele cui, în ce moment și pentru ce versiune. Dacă o conversație s-a mutat între e-mail și WhatsApp, păstrează legătura dintre cele două. Anexele lipsă ori mesajele care dispar fac mai dificilă demonstrarea conținutului convenit.
Sunt avocat în Polonia, vorbesc limba română și ofer servicii juridice companiilor și persoanelor fizice din România. Dacă pregătești o colaborare cu un partener polonez, mă poți contacta pentru analiza formei contractului, a reprezentării și a clauzelor privind modificările.
Articolul oferă informații generale despre dreptul polonez în relații B2B. Legea aplicabilă, normele speciale și împrejurările tranzacției trebuie analizate individual. Surse consultate la 2 octombrie 2026.
Contactează cabinetulSurse oficiale și temeiuri legale
-
[1] Codul civil polonez
Art. 60–66, 72, 73–74, 76–78¹, 95–99, 103 și 709². Text consolidat publicat în Dz. U. 2026, poz. 795; art. 709² în forma aplicabilă după modificarea din 2025.
-
[2] Regulamentul Roma I privind legea aplicabilă obligațiilor contractuale
Regulamentul (CE) nr. 593/2008, art. 3–4 și 11. Alegerea legii, lipsa alegerii și validitatea de formă în relațiile transfrontaliere. Text oficial în limba română.
-
[3] Regulamentul eIDAS privind identificarea electronică și serviciile de încredere
Regulamentul (UE) nr. 910/2014, versiunea consolidată la 18 octombrie 2024, art. 25 alin. (1)–(2). Efectele juridice ale semnăturilor electronice și echivalența semnăturii calificate cu cea olografă.
Înapoi la text: 1 -
[4] Legea poloneză privind dreptul de autor și drepturile conexe
Art. 53 și 67, în special art. 67 alin. 5. Forma pentru transferul drepturilor patrimoniale de autor și licența exclusivă. Text consolidat publicat în Dz. U. 2025, poz. 24.
-
[5] Legea poloneză din 21 mai 2025 privind dereglementarea
Art. 2 și 48; Dz. U. 2025, poz. 769, publicată la 12 iunie 2025. Modificarea formei contractului de leasing a intrat în vigoare la 13 iulie 2025.
Înapoi la text: 1 -
[6] Comisia Europeană despre listele UE de servicii de încredere
Statutul prestatorilor și al serviciilor calificate din listele naționale de încredere.
Înapoi la text: 1